« On nous avait promis que l’informatique nous ferait gagner du temps. Alors pourquoi avons-nous l’impression d’en perdre toujours davantage ? »
Excellente question !
Entre les logiciels qui demandent de remplir quinze champs pour effectuer une opération simple, les informations à ressaisir, les mots de passe à retrouver et les tableaux Excel à reconstituer chaque semaine, on peut parfois se demander si les outils informatiques ne sont pas devenus une activité à part entière.
Et si le problème n’était pas l’informatique, mais ce qu’on lui demande de faire… et la manière dont on l’utilise ?
Informatiser une tâche ne signifie pas nécessairement la simplifier.
Remplacer un formulaire papier par un formulaire numérique peut apporter des avantages.
Mais si les collaborateurs doivent toujours renseigner les mêmes informations, les recopier ailleurs, les imprimer pour les faire signer puis les scanner pour les archiver…
Avons-nous réellement simplifié le travail, ou simplement remplacé le papier par un écran ?
Un logiciel peut être performant et parfaitement adapté à sa fonction, sans pour autant améliorer l’organisation globale de l’entreprise.
Et ajouter un outil supplémentaire à un fonctionnement déjà compliqué peut parfois créer davantage de travail qu’il n’en supprime.
Le temps perdu se cache souvent dans les petites habitudes.
Une information recopiée plusieurs fois, une recherche de document, un contrôle effectué manuellement alors que les données existent déjà ou une opération répétée chaque jour…
Pris séparément, ces gestes semblent insignifiants.
Mais quelques minutes perdues régulièrement, par plusieurs collaborateurs, peuvent finir par représenter des heures entières.
Ce n’est pas parce qu’une tâche ne prend que deux minutes qu’elle mérite d’être répétée vingt fois par jour.
Et pourtant, ces habitudes passent parfois inaperçues, simplement parce qu’elles font partie du quotidien depuis des années.
Faut-il automatiser tout ce qui prend du temps ?
Certainement pas.
Une tâche peut être répétitive tout en nécessitant une vérification ou une décision humaine.
Et une automatisation mal pensée peut simplement permettre de reproduire plus rapidement une erreur.
Faire plus vite quelque chose d’inutile n’a jamais constitué un gain de productivité.
Avant de chercher à automatiser, il faut donc comprendre pourquoi une opération existe, ce qu’elle apporte et si elle peut être simplifiée.
Parfois, une fonction déjà disponible dans le logiciel suffit. Parfois, une adaptation, une interconnexion ou un outil plus approprié permet de gagner du temps.
Et parfois, il faut simplement revoir une méthode de travail.
Mais gagner du temps, pour en faire quoi ?
C’est peut-être la question la plus importante.
L’objectif n’est pas de faire travailler les collaborateurs toujours plus vite, ni de remplir leurs journées avec davantage de tâches administratives.
C’est aussi de leur permettre de consacrer davantage de temps à ce qui apporte réellement de la valeur : accompagner les clients, préparer les affaires, suivre les chantiers, réaliser les prestations ou prendre des décisions.
Le véritable gain de temps n’est pas toujours de terminer plus tôt. C’est parfois de pouvoir enfin faire ce qu’on n’avait jamais le temps de faire.
Chez Concept-IS, nous cherchons des gains utiles, pas des automatisations spectaculaires.
Notre expérience des logiciels de gestion, des applications métier et des organisations nous permet d’accompagner les entreprises dans l’identification des tâches qui méritent d’être simplifiées.
Nous examinons les possibilités des outils existants, les adaptations envisageables et la manière dont les informations circulent entre les services.
Mais nous accordons aussi de l’importance aux utilisateurs : une solution techniquement performante qui complique leur quotidien n’est pas nécessairement une amélioration.
Parce que l’informatique devrait vous aider à faire votre métier, pas devenir un métier supplémentaire.
Et si nous prenions quelques minutes pour identifier ce qui vous fait réellement perdre du temps aujourd’hui ?
Échangeons sur la simplification de votre quotidien