« Mais enfin, cette information, on l’a déjà saisie quelque part ! »
Un client créé dans le logiciel commercial, puis recréé dans le planning. Une commande ressaisie dans un tableau Excel. Des heures renseignées sur un compte rendu d’intervention, puis recopiées dans un autre outil pour préparer la facturation.
Et parfois, pour être certain que tout le monde dispose de l’information, on l’envoie aussi par e-mail.
À force de vouloir partager l’information, on finit par demander à tout le monde de la recopier.
La double saisie n’est pas seulement une perte de temps.
Chaque ressaisie représente une occasion supplémentaire de commettre une erreur : une référence incorrecte, une adresse différente, une quantité mal reportée ou une information qui n’a pas été mise à jour.
Et lorsqu’une donnée change, encore faut-il penser à la modifier partout.
Mais il y a aussi une conséquence moins visible : les collaborateurs passent du temps à reproduire des informations plutôt qu’à les exploiter.
Une information saisie trois fois n’est pas trois fois plus fiable. Elle a simplement trois occasions d’être différente.
Ce n’est pas parce qu’une opération prend seulement deux minutes qu’elle ne coûte rien. Surtout lorsqu’elle est répétée vingt fois par jour, par plusieurs collaborateurs.
Mais pourquoi les entreprises fonctionnent-elles ainsi ?
Rarement parce que quelqu’un a décidé qu’il serait intéressant de perdre du temps.
Au fil des années, les entreprises adoptent de nouveaux outils pour répondre à de nouveaux besoins.
Le service commercial utilise son logiciel de gestion, les équipes techniques disposent d’une application métier, le planning fonctionne dans un autre environnement et l’administration conserve parfois ses propres tableaux.
Chaque outil peut parfaitement remplir son rôle.
Le problème apparaît lorsque l’entreprise doit assurer manuellement la continuité entre eux.
Et ce fonctionnement finit parfois par sembler normal, simplement parce qu’on a toujours procédé ainsi.
Faut-il tout regrouper dans un seul logiciel ?
Pas nécessairement.
Un outil spécialisé peut être parfaitement adapté à une activité et mériter d’être conservé.
Certaines applications disposent de possibilités d’échange, d’importation ou d’interconnexion. D’autres peuvent être adaptées pour mieux exploiter les informations existantes.
Mais avant de chercher à automatiser, il faut comprendre ce qui est réellement ressaisi.
Car toutes les saisies qui se ressemblent ne sont pas forcément des doubles saisies inutiles.
Un commercial peut enregistrer une commande, tandis que l’administration doit vérifier certaines conditions avant de la valider.
Un technicien peut déclarer les heures réalisées, tandis qu’un responsable doit contrôler leur affectation.
Dans ces situations, les informations circulent, mais les responsabilités restent distinctes.
Supprimer une ressaisie inutile, oui. Supprimer un contrôle nécessaire, certainement pas.
Chez Concept-IS, nous cherchons d’abord à comprendre le parcours de l’information.
Où est-elle créée ? Qui l’utilise ? Qui doit la compléter ou la valider ? Et pourquoi doit-elle parfois être recopiée ?
Notre expérience des logiciels de gestion, des applications métier et des interconnexions nous permet d’examiner les possibilités d’amélioration, sans imposer systématiquement un nouveau logiciel.
L’objectif est de faire fonctionner les outils ensemble lorsque cela est pertinent, tout en respectant les besoins et les responsabilités de chaque service.
Parce qu’une information devrait circuler dans l’entreprise. Pas obliger les collaborateurs à courir après elle.
Et si nous regardions ensemble quelles informations vos équipes pourraient éviter de ressaisir chaque jour ?
Échangeons sur la simplification de vos processus